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Externaliser la gestion de la messagerie de votre entreprise

La messagerie est un enjeu crucial pour une structure, qu’elle soit une collectivité locale ou du secteur privé. La maintenance, la mise à niveau, la sécurité, la performance, le stockage, ou encore le niveau de disponibilité sont des éléments importants dans les critères de choix d’une prestation de messagerie professionnelle. Un dirigeant ou un département informatique se posera alors la question d’externaliser ou non cette solution chez un hébergeur spécialisé.

Comparez les solutions d’hébergement en local à une messagerie externalisée : 

En tant que responsable informatique, il est important de connaitre l’ensemble des fonctionnalités et des critères que vous souhaitez mettre en place pour cette solution :

• Rédigez alors un cahier des charges et définissez vos besoins relatifs en termes de coûts, complexité, services demandés, personnalisation, sécurité, anti-spam…

• Un hébergement en local permet-il de répondre aux critères énoncés ? Si oui, avez-vous établi le coût de l’ensemble de ces services (maintenance, mises à jour…)
  • Combien coûtera un serveur en local ? Sera-t-il sécurisé ? Avez-vous une solution de serveur de backup en cas de souci (panne…) ?
  • Combien coûteront vos licences Exchange ?
  • Votre accès web est-il performant ?
  • A combien est estimé le coût de maintenance ?
  • Quelle ressource de l’entreprise peut-elle prendre en charge la gestion de messagerie ?
    • A-t-elle les compétences techniques nécessaires pour gérer l’infrastructure (administration système…) ou faut-il prévoir un budget de formation ?

• Si l’hébergement en local ne vous paraît pas pertinent ou suffisamment sécurisé, alors l’externalisation de la messagerie semble être recommandée. Les questions importantes :
  • Quel sera le tarif par boite aux lettres Exchange ?
  • Comment se déroule la migration ? Est-elle automatisée ? Est-elle coûteuse ?
  • Est-ce que le prestataire gère la maintenance de messagerie ?
  • Quelle volumétrie de stockage proose-t-il ?
  • Y-a-t-il une solution anti-spam, anti-virus (basique ou évoluée) ?
  • La confidentialité des données est-elle préservée ?
  • Où sont hébergées mes données de messagerie ? Restent-elles en France ?
  • Pourrais-je récupérer mes données si je quitte cet hébergeur ?
  • Pourrais-je facilement ré-internaliser ma messagerie ?
  • En cas de dysfonctionnement, puis-je bénéficier d’un service support disponible ?

Pourquoi faire le choix d’externaliser vos serveurs de messagerie ?

Bien souvent, les entreprises optent pour l’externalisation de leurs serveurs Exchange pour un certain nombre de raisons, allant du coût (économique) de la prestation, à la sécurité et la garantie de services procurées par celle-ci.

Voici ainsi une liste non exhaustive des avantages de la messagerie externalisée :

• Les mises à jour Exchange sont automatiques et prises en charge par l’hébergeur, permettant ainsi de bénéficier d’une version de messagerie toujours à jour, sans risque de faille ou dysfonctionnement
• La maintenance des serveurs est garantie
• La gestion des licences est intégrée
• La garantie de service est certifiée via des SLA, chez Openhost, le niveau de SLA sur les solutions de messagerie en SaaS est de 99,95%
• La gestion de la messagerie est réalisée par un prestataire spécialisé dont c’est le métier
• La sécurité de la messagerie est garantie via des solutions anti-spam, anti-virus mais également de double authentification (authentification forte)
• Une tarification simple proposée bien souvent par mois et par boîte aux lettres, intégrant l’ensemble des coûts (licence, support…)
  • Avec des coûts d’entrée à 2€ par mois et par boîte aux lettres Exchange simple
  • Avec des coûts d’entrée à 5€ par mois et par boîte aux lettres Exchange collaborative

Chez Openhost, nous avons fait le choix de commercialiser le logiciel de messagerie Exchange Online (version 2013 et 2016) qui répond à un certain nombre de critères de qualité sur lesquels nous nous engageons : niveau de service, SLA, sécurité, hébergement en France.

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