Sharepoint, qu’est-ce que c’est ?

SharePoint est une plateforme qui vous permet de partager et de gérer du contenu, des connaissances et des applications pour collaborer efficacement au sein de votre entreprise.  

C’est ce que l’on appelle la GED (Gestion Electronique des Documents), cela devient la pierre angulaire de votre entreprise. Fini les documents éparpillés dans tous les coins. 

Fonctionnement de SharePoint

SharePoint propose de nombreuses fonctionnalités indispensables pour votre entreprise : 

• Sites Web d’équipe : créez des sites Web d’équipes/intranets propres à vos projets ou services et connectez instantanément tous les membres à l’ensemble des pages, listes et bibliothèques dont ils ont besoin. Tenez tout le monde informé des actualités, tâches et délais. 
• Stockage et GED SharePoint : intégrez des bibliothèques de documents (dossiers) et des fichiers (Word, Excel, JPEG, PDF…) allant jusqu’à 25 To. Vous pouvez y déposer des millions de documents.
  💡Tips : Marquez vos documents avec des métadonnées pour les exploiter encore plus efficacement. 
• Synchronisation des fichiers : les modifications apportées aux fichiers ou bibliothèques de fichiers dans SharePoint sont synchronisées automatiquement avec Teams et OneDrive (et inversement). Vous pouvez même garder une copie locale sur votre ordinateur. 
• Partage intelligent : facilitez l’accès aux contenus de votre entreprise en fonction du rôle de chaque utilisateur et de sa fonction dans votre entreprise (y compris vos partenaires/clients). Favorisez leur productivité en rendant leurs documents accessibles où qu’ils soient et sur n’importe quel appareil (PC, smartphone, tablette).
• Automatisation des tâches : grâce aux workflows vous pouvez automatiser un grand nombre de processus métiers de votre entreprise et éviter les tâches répétitives de vos utilisateurs. Les fichiers Excel peuvent devenir une base de données, un Word devenir un PDF, une facture en PDF effectuer une relance automatique par email à un client en retard de paiement…L’automatisation c’est juste génial avec les workflows. 

Comment mettre en place Microsoft SharePoint ?

SharePoint est disponible dans la plupart des abonnements Microsoft 365 mais aussi dans les licences :

• SharePoint Online plan 1
• Sharepoint Online plan 2
• Office 365 E3

C’est une application facile à utiliser et à visualiser sur n’importe quel appareil. L’application SharePoint peut aussi être téléchargée sur votre mobile.

Contactez-nous pour le mettre en place facilement dans votre entreprise et équiper vos collaborateurs.

Téléchargez gratuitement notre infographie pour tout savoir sur SharePoint.

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Sur un serveur de fichier classique, la seule manière dont nous pouvons catégoriser un fichier est de le nommer de manière explicite ou de le classer dans un dossier.  

Mais certains outils permettent d’affecter des propriétés supplémentaires aux fichiers : 

• Auteur 
• Date de création 
• Objet 
• Catégorie 
• Mots-clés 
• Commentaires 
• Etc. 

Ces informations complémentaires sont des champs de métadonnées. Ils caractérisent un fichier, l’accompagnent et représente son contenu (souvent) de manière plus explicite que son nom. 

Intérêt des métadonnées SharePoint

Lorsqu’on publie des fichiers dans une bibliothèque SharePoint, il est possible de récupérer ces métadonnées, ce qui va permettre de générer un affichage particulier (filtrer des documents par auteur, trier du plus au moins récent…). Vous avez également la possibilité, pour chacune de vos bibliothèques SharePoint, de créer vos propres métadonnées pour les fichiers qui seront stockés dans la bibliothèque. 

Prenons l’exemple de la bibliothèque “Gestion”. Vous pouvez exiger qu’à l’ajout de chaque nouveau document, vos équipes soient obligées de remplir les champs “service” et « titre”. 

Ces éléments peuvent être gérés directement dans les “paramètres de la bibliothèque”.  

Dans le langage SharePoint on parle de “colonnes” pour désigner les métadonnées. 

On peut voir par exemple que la métadonnée “Service” est une colonne de type “Choix” dans laquelle ont été saisis un certain nombre de choix possibles qui sont présentés à l’utilisateurs sous forme de menu déroulant. 

Pour créer une métadonnée supplémentaire il suffit de cliquer sur “créer une colonne”. 

Vous pouvez « attacher » à un documents/un fichier, des dizaines de propriétés de vous nommez comme bon vous semble. Ces propriétés peuvent prendre la forme suivante : 

• Une date 
• Une ligne de texte 
• Plusieurs lignes de texte 
• Un nombre (entier, à virgule) 
• Un montant (une devise, €, $…) 
• Une liste de choix quelconque s’affichant sous la forme d’un menu déroulant 
• Une information présente ailleurs dans le SharePoint ( Ça c’est vraiment génial !) 
• Une formule de calcul permettant d’avoir une propriété qui sera le résultat d’une opération d’autres propriétés  
• …. 

Lorsque vous déplacez un fichier d’une bibliothèque (dossier) à une autre, il conserve ses métadonnées. S’il s’agit de fichiers Office (Word, Excel, OneNote…), le mécanisme est encore plus puissant parce que les métadonnées SharePoint des documents Office qui sont stockées dans SharePoint sont associées au document lui-même.
Par exemple, lorsque vous copiez un fichier PowerPoint d’une bibliothèque vers une autre, la copie garde les métadonnées SharePoint d’origine. Elles sont visibles dans les propriétés du document PowerPoint.

Utilisation des métadonnées Sharepoint

Nous prenons l’exemple d’une bibliothèque de documents contenant des factures au format PDF.
Les métadonnées permettent d’automatiser de nombreuse tâches avec des workflows comme par exemple les relances lorsqu’une facture est échue et qu’elle n’est toujours pas réglée.
Un workflow se déclenche tous les jours et génère un email de relance à chaque clients avec en pièce jointe le PDF de la facture. Le texte du mail de relance peut être personnalisé. 

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Cet article vous offre un aperçu de PowerApps, ses différentes fonctionnalités et la manière dont vous pouvez l’exploiter pour votre entreprise.

Qu’est-ce que PowerApps sur Office 365 ?

Ce qui distingue PowerApps des autres offres similaires du marché, c’est que bien qu’elle puisse être utilisée par les développeurs, elle peut également être utilisée par des employés non techniques comme par exemple des analystes. Cela signifie qu’il est tout à fait possible pour un utilisateur n’ayant pas de compétences en développement de créer une application personnalisée avec PowerApps.

PowerApps se définit comme une « suite d’applications, de services, de connecteurs et de plateformes de données qui fournit des applications d’environnement de développement d’applications rapides pour vos besoins professionnels ».  Le cœur du service est de construire des applications basées sur Office 365 et sur Microsoft Dynamics 365 mais il est également possible d’ajouter des intégrations avec d’autres applications.

Tout comme son cousin Microsoft Flow, PowerApps permet donc à un public non technique de bénéficier de la puissance de l’automatisation des processus. Bien évidemment, il faut rester réaliste et reconnaitre que l’utilisation de PowerApps requiert un minimum de formation et de familiarité technique. Un utilisateur débrouillard pourra cependant créer facilement des applications contenant des workflows personnalisés sans trop de difficultés. Pour travailler sur des fonctionnalités plus complexes, il sera nécessaire de faire appel à un développeur.

Que contient PowerApps ?

Si vous avez un processus particulier qui utilise différents services de l’univers Microsoft (SharePoint Online, Excel, Dynamics,…) alors vous pourrez réunir certaines des fonctionnalités en une seule application basée sur PowerApps. Une application personnalisée qui répondra donc de manière beaucoup plus précise aux besoins de votre équipe !

PowerApps se compose de différentes fonctionnalités et d’outils pour vous aider à créer des applications sans aucun codage :

• Une bibliothèque d’exemples d’applications que vous pouvez retravailler pour les personnaliser
• Une interface drag and drop pour définir vos applications
• Plus de 200 connecteurs pour intégrer des données et des systèmes, y compris ceux de l’univers Microsoft 365
• Des ressources de formation et de soutien, y compris une communauté PowerApps très active

Comme pour la majorité des services au sein de l’univers Microsoft 365, les fonctionnalités de PowerApps évoluent et les dernières annonces sont particulièrement prometteuses !

La fonctionnalité « AI builder » permet à PowerApps de s’appuyer sur les services d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle de Microsoft Azure pour développer des applications plus intelligentes et plus avancées. Par exemple, l’IA permet d’analyser et de classer vos réponses aux commentaires clients, puis de prendre des mesures particulières, contribuant ainsi à faire passer l’automatisation marketing au niveau supérieur. En outre, il existe des possibilités d’intégrer la blockchain (via Azure Blockchain Services) pour développer encore plus d’applications spécialisées.

Microsoft a également annoncé PowerApps Portals, la possibilité de créer des sites Web destinés aux employés externes. Ces portails externes vous permettront de connecter simplement les actions de vos collaborateurs ou partenaires externes directement aux processus internes et back-end, afin de les intégrer très facilement dans vos processus internes.

Comment développer une application avec PowerApps et Office 365 ?

Il existe deux façons principales de développer des applications avec le service PowerApps.  

Le mode « Canvas » pour créer des applications à partir de zéro (le fameux « from scratch ») :

L’approche « Canvas » est comme travailler à partir d’une toile vierge où vous connectez des sources de données, ajouter des workflows et créer des interfaces pour votre application en utilisant l’interface glisser-déposer. Vous pouvez aussi vous appuyer sur la bibliothèque de connecteurs standard.

En tirant parti des différents services connectés présents sur Office 365, vous pourrez même créer des applications Canvas dans d’autres outils tels que SharePoint comme point de départ.  Avec ce mode de création, vous créez à partir de zéro mais vous avez un contrôle total sur l’application que vous définissez de A à Z.

Le mode axé sur un modèle prédéfini :  

Plus récente, l’approche basé sur un modèle permet de créer des applications en se basant sur des scénarios déjà éprouvés. Ce mode de création est inspiré d’une fonctionnalité similaire dans Microsoft Dynamics. Elle tire parti du service de données commun de Microsoft qui a déjà des informations sur les différentes formes, structures de données et règles d’entreprise que vous avez déjà définies.

À partir de cette analyse de votre structure de données, vous avez donc différents workflows suggérés et entièrement personnalisés. Votre structure de services et vos différents types de données guident donc la création des différentes applications. C’est une approche très utile lorsque votre environnement Microsoft 365 intègre des données sous-jacentes potentiellement complexes pour votre application, par exemple stockées dans Microsoft Dynamics.

Comment mon organisation peut-elle utiliser PowerApps ?

PowerApps peut être utilisé pour créer de multiples processus impliquant des workflows, l’automatisation de tâches, la visualisation de données et le reporting, des actions de collaboration et bien plus encore. Vous pouvez exploiter les applications personnalisées pour les besoins de vos équipes, de travailleurs sur le terrain, de votre équipe administrative et même pour vos partenaires ou vos clients.

Les cas d’utilisation peuvent aller du relativement simple au très complexe. Vous pouvez à la fois améliorer les bases ou aussi être très innovant. Les applications PowerApps peuvent être exploitées en tant qu’application mobile, un site Web ou même au sein d’un service de collaboration Office 365 comme Microsoft Teams.

Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez automatiser certains de vos processus métiers et autres workflows avec PowerApps :

• Permettre aux travailleurs sur le terrain d’entrer des données en mobilité, par exemple en enregistrant les réparations nécessaires ou les résultats des inspections du site ;
• Construire des documents standards s’appuyant sur des modèles tels que des contrats utilisant l’automatisation en fonction de différents critères et métadonnées ;
• Création d’un système d’évaluation personnalisé avec l’entrée d’une variété d’utilisateurs, un flux de travail automatisé et des rapports générés ;
• Un système de suivi pour les services informatiques pour répertorier les actifs disponibles tels que le matériel, les appareils mobiles et les licences logicielles ;
• Des outils d’automatisation de gestion client pour assurer le suivi des clients en fonction de leurs interactions et de leurs réponses.

Il est à noter que depuis Novembre 2020, Power Apps for Teams est disponible de manière générale et permet la création d’applications (gestion de tâches,  inspection de site, suivi de bug, help desk…) directement dans Teams sans recourir à un outil ou langage de développement spécifique. Parmi les premiers à avoir adopter ce service, on retrouve le groupe Lumen Technologies qui l’utilise pour améliorer ses processus RH et aider les techniciens à résoudre plus rapidement les incidents ou encore Office Depot pour simplifier la gestion de la paie pour leurs magasins partenaires.

PowerApps est un outil simple et intuitif qui permet de combler le vide présent entre différents services. Si vous avez des idées de cas d’usage, vous devriez pouvoir tirer parti de la puissance de PowerApps. La création d’applications attrayantes vous aidera à simplifier certaines tâches et améliorer vos processus interne. Grâce aux différentes possibilités offertes par les services cognitifs et d’intelligence artificielle présents sur le cloud Azure, vous pouvez élargir le champ des possibles et même prévoir des intégrations pour vos sites Web.

L’article Découvrez PowerApps avec Office 365 et Azure pour créer vos propres applications métiers est apparu en premier sur Openhost.

Travailler avec des partenaires externes est une composante essentielle du quotidien de nombreuses entreprises. Pourtant en termes de risques de sécurité au niveau des accès et pour l’intégrité de vos données, cela peut très rapidement se compliquer… Mais pas de panique Azure Active Directory B2B est là pour vous aider !

Comment fonctionne Azure Active Directory ?

Il est très courant pour les entreprises de travailler avec des partenaires externes pourtant il est toujours très difficile de contrôler les fichiers partagés et leur diffusion. En effet de nombreuses organisations ne possèdent pas les moyens financiers de contrôler toute une infrastructure serveur dédiée aux parties externes ou de mettre en place des relations de fédération.

On constate donc que trop souvent ces entreprises créent des comptes internes donnant accès à leurs groupes et fichiers à des prestataires ou partenaires externes. Cependant ceci implique que la personne possède un accès direct à votre groupe de données et dans bien des cas, cet accès reste en place de manière permanente même une fois la collaboration terminée.

L’objectif premier d’Azure Active Directory (Azure AD) est donc de pouvoir partager simplement et de façon sécurisée un accès à vos applications et fichiers. À aucun moment vos partenaires ne font face à la solution Azure AD B2B, la solution est donc totalement transparente pour eux et ne requiert aucun effort de leur part. Vos partenaires n’auront qu’à gérer leurs identités utilisateurs en effectuant les vérifications nécessaires tandis que vous pourrez vous concentrer sur le contenu que vous souhaitez leur partager.

Jusque-là la mise en place du concept de fédération pour SharePoint a toujours été assez complexe à déployer, l’idée avec Azure Active Directory B2B est donc de faciliter cette mise en place.

Un groupe Azure AD pour les utilisateurs externes

Prenons l’exemple d’un responsable qui souhaiterait partager un accès à son application Salesforce reliée à son compte Office 365. Celui doit d’abord activer sur le portail administrateur Office 365 pour activer le partage externe sur SharePoint online. Ensuite il faut s’assurer que le site via lequel vous souhaitez partager vos données est bien configurer pour l’accès aux utilisateurs externes à l’organisation.

Il est nécessaire de créer un groupe spécifique qui recensera tous vos partenaires extérieurs qui auront accès à votre site SharePoint. L’idée est en effet de s’assurer que ce groupe puisse avoir accès à notre site SharePoint. Cette liste de partenaires devra être contrôlée régulièrement pour éviter les risques d’intrusion ou les accès non autorisés.

Azure AD est une composante essentielle de l’environnement Office 365 et de toutes les plateformes de collaboration Microsoft que ce soit pour Exchange, Skype, Lync, OneDrive, etc. Pour le contrôle des accès et utilisateurs, SharePoint online utilise donc Azure Active Directory.

Dans un premier temps il est nécessaire de créer un groupe Azure AD avec tous les identifiants des utilisateurs externes. Pour débuter l’intégration des partenaires externes, il faut donc passer par le portail Azure afin de lister les identifiants à intégrer à ce nouveau groupe. Sur la création de nouveaux utilisateurs, une option a été prédéfinie pour ajouter des partenaires externes à l’organisation. L’importation des contacts se fait via un fichier CSV spécialement formaté avec différents champs à compléter :

• Email : l’adresse email du partenaire externe
• DisplayName : le nom de l’utilisateur (partenaire externe) qui doit apparaitre sur son compte
• InviteAppID : L’ID du compte lié. Si l’utilisateur possède un compte Active Directory sur l’adresse email indiqué précédemment alors ce champ peut rester vide. Il faut savoir que chaque personne qui accède aux services Business Cloud de Microsoft possède déjà un ID Active Directory (que ce soit Office 365 ou autre).
• InviteReplyURL : Si vous souhaitez que l’utilisateur rejoigne directement un site Sharepoint spécifique.
• InviteAppRessources : En cas d’accès à une ou plusieurs applications spécifiques, il est nécessaire de l’indiquer sinon ce champ doit rester vide.
• InviteGroupRessources : Il faut indiquer ici le groupe d’utilisateurs externes crée précédemment.
• InviteContactURL : Vous pouvez ici spécifier le profil du contact qui réalise l’invitation au service. L’intégration de Linkedin à l’écosystème Microsoft vous permet donc de relier un profil pour rassurer l’utilisateur sur la source du contact ou pour simplement lui rappeler son contact référent au sein de l’entreprise.

Les différents ID à utiliser dans ce fichier CSV peuvent être obtenu grâce au Powershell à partir de commandes spécifiques. Chaque groupe crée possède donc un identifiant unique qui peut être récupéré grâce à la commande « Get-MsolGroup ». De même, chaque application possède un ID précis à récupérer avec la commande « Get-MsolServicePrincipal ».

Il est possible de définir seulement un accès à un certain site SharePoint, à une application spécifique ou à plusieurs en fonction des besoins d’utilisation.

Une expérience utilisateur simplifiée avec Active Directory B2B

Dans le cas où la personne possède un compte Azure AD, alors l’invitation reçue se présente comme un simple mail texte avec un lieu cliquable qui renvoie directement vers le site SharePoint après avoir accepté les conditions d’accès.

Au contraire si la personne ne possède pas encore de compte Azure AD, le mail l’invite donc à créer un nouveau compte via une simple définition de mot de passe et en confirmant le nom/prénom qui a été spécifié. L’utilisateur reçoit donc un accès unique à un certain périmètre prédéfini.

L’expérience utilisateur est donc très fluide et ne pose aucun souci en termes de configuration.

Le processus technique Azure AD de partage de ressources

L’administrateur crée une invitation qui engendre la création d’un objet externe dans l’active directory Azure de l’entreprise. L’invitation est alors transmise à l’utilisateur externe et encore une fois 2 situations sont possibles :

Si l’utilisateur invité possède un compte Active Directory : Une fois que le partenaire accepte l’invitation, l’authentification crée un jeton de sécurité. Ce jeton implique un lien avec l’espace Azure qui une fois validé permet à l’utilisateur invité d’accéder aux données partagées avec celui-ci.

Si l’utilisateur ne possède pas de compte AD : L’utilisateur invité aura accès à un formulaire à compléter pour créer un compte dans Azure Active Directory. Une fois le formulaire complété, le jeton de sécurité inscrira les informations d’authentification dans la base AD permettant ainsi de valider l’accès aux ressources.

Les avantages Azure AD B2B pour votre entreprise

La gestion des accès utilisateurs aux données de l’entreprise est un des gros défis de la sécurité informatique. Lorsqu’une entreprise doit collaborer avec de nombreux partenaires, il lui est souvent difficile d’avoir une gestion simplifiée de ces accès sans mettre en péril la sécurité des données de l’entreprise. Azure Active Directory B2B présente donc de multiples avantages :

• Lorsqu’un collaborateur ou partenaire ne travaille plus avec l‘entreprise, l’ensemble des accès fournis peut être révoqué en une simple instruction.
• La majorité des applications SaaS reconnus par Microsoft sont compatibles avec Azure AD B2B. De plus cette liste est en constante croissance.
• Le support de l’authentification multi-facteurs est disponible tant que votre partenaire l’a configuré pour ses utilisateurs. Mais très bientôt il sera possible d’imposer l’authentification multi-facteurs même si l’entreprise partenaire ne l’a pas déployé pour ses collaborateurs.
• Le concept de groupes externes est en cours de déploiement afin de ne plus avoir des utilisateurs à manager mais des organisations, permettant ainsi d’appliquer des règles plus simplement.

Avec l’arrivée prochaine de la nouvelle réglementation européenne RGPD sur la protection des données, une meilleure visibilité des accès utilisateurs devient essentiel pour toutes les entreprises. Azure Active Directory B2B est donc un élément très intéressant pour protéger les accès aux données de l‘entreprise.

La fonctionnalité est déjà disponible pour tous nos clients. Si vous souhaitez discuter des options disponibles pour votre organisation, nous vous invitons à contacter notre équipe technique qui vous orientera vers la meilleure solution pour votre entreprise.

Découvrir Microsoft Azure

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Un panneau d’administration SharePoint admin center amélioré

Actuellement plus de 200000 entreprises dans le monde utilisent SharePoint en tant qu’intranet ou gestion électronique de documents (GED) pour un total de 190 Millions d’utilisateurs. Microsoft estime que son usage devrait doubler avec la montée progressive de SharePoint Online dans Office 365 et que le contenu stocké devrait augmenter par 5 fois.

La complexité en termes de gestion des sites, fichiers et utilisateurs sous Microsoft SharePoint est un des reproches souvent fait par les administrateurs. L’objectif de Microsoft est donc bien évidemment de faciliter l’administration de la plateforme SharePoint en améliorant l’interface mais aussi en regroupant des données et fonctionnalités similaires sur une seule et même interface.

Le panneau Admin Center de SharePoint se présente donc avec 5 onglets principaux :

1. Accueil (Home)
2. Site Management (Site gérés)
3. Sharing (Partage)
4. Device Access (Accès périphériques)
5. Settings (Réglages)

Accueil SharePoint : Message Center et Indicateur de Santé

La première vue du panneau de contrôle « Accueil » se présente donc avec une première vue globale de l’activité des sites de votre organisation avec des données telles que :

• Usages et Volume de fichiers vues, partagés, édités et synchronisés
• Nombre de sites sur dans votre plateforme SharePoint 2016 et le volume de site actifs
• Message Center : En relation direct avec les évolutions Office 365, chaque nouvelle fonctionnalité ou mise à jour qui pourrait bénéficier à vos utilisateurs vous est présentés sous forme de court message avec possibilité d’avoir plus d’informations. La communication de Microsoft sur les mises à jour sera donc plus fluide et transparente pour les Admin SharePoint.
• Indicateur de santé : Le statut de votre réseau SharePoint sera directement visible au travers d’un simple indicateur et vous indiquera si il y a le moindre problème de connexion.

Auparavant ces différentes données n’étaient visibles que par le Global Admin SharePoint mais désormais en tant que SharePoint Admin center vous y aurez directement accès. Tous les rapports présentés sont interactifs et il est donc possible de les modifier directement grâce à quelques clics de souris seulement.

Site Management SharePoint 2016 : une interface simplifiée

L’onglet Site Management vous propose une liste de tous vos sites gérés en tant qu’administrateur du réseau d’entreprise. Chaque site est donc listé avec ses principales informations telles que le type de site (Template), la classification du site, le volume de stockage utilisé, le propriétaire du site, le statut de partage ou la dernière date d’activité.

Il est bien évidemment possible de gérer cette vue en y appliquant des filtres et en effectuant des classements de différentes sortes.

On peut par exemple effectuer un tri sélectif par dernière d’acte d’activité pour connaitre les sites qui ne sont plus actifs depuis un certain temps. Une fois les sites inactifs identifiés, il sera possible de contacter les propriétaires des sites pour leur demander s’il y un problème ou si le site n’est plus utilisé par son équipe pour pouvoir le supprimer et ainsi économiser des ressources de stockage.

Gestion des utilisateurs et des périphériques pour Office 365

La section Devices Access de SharePoint permet de contrôler l’environnement de connexion des utilisateurs qui interviennent sur tout votre réseau Office 365. De multiples fonctionnalités permettaient déjà de mettre en place une politique de contrôle et de sécurité des accès en limitant les connexions depuis des appareils non contrôlés (Application and Mobile Device Management MDM) ou de réseaux publics par exemple.

Une nouvelle fonctionnalité permet désormais de définir un laps de temps de déconnexion pour les utilisateurs inactifs sur des appareils non contrôlés. Une fonctionnalité qui s’avère très utile dans le cas où vous avez des collaborateurs en mobilité qui accède aux différents sites d’entreprise depuis des appareils ou des réseaux internet non contrôlés (aéroport, gare, hôtels, etc.).

Par exemple si je défini le laps de temps d’alerte sur 10 minutes et le laps de temps de déconnexion sur 15 minutes alors un utilisateur connecté à un réseau non protégé inactif verra s’afficher un message d’avertissement au bout de 10 minutes et une déconnexion de son compte Office 365 directe 5 minutes plus tard.

Le multi-geo support pour OneDrive Business

Pour les entreprises opérant à l’international ou ayant de nombreux partenaires à l’étranger, la gouvernance des données est une réelle difficulté. Avec la fonctionnalité Multi-Geo, vous pourrez désormais éclater la localisation des centres de stockage des données tout en identifiant les utilisateurs qui sont censés avoir accès à chaque centre de données.

Cette nouvelle fonctionnalité permet donc de partager des documents et fichiers en dehors du site de l’organisation de manière très sécurisée. Très facilement, on peut donc limiter ou agrandir les zones de partage en incluant plus ou moins de sites prédéfinis en quelques clics dans les paramètres de la section « Sharing ». Cette nouveauté intéressera particulièrement les entreprises opérant à l’international car cela permettra de gérer plus finement la sécurité des données.

Les utilisateurs qui auront été identifiés comme appartenant à une certaine organisation pourront donc partager ou non des fichiers avec des collaborateurs d’autres organisations à l’étranger en fonction de la politique définie.

Définir une clé de chiffrement pour contrôler l’accès aux fichiers OneDrive Business et SharePoint

L’utilité de définir une clé de chiffrement spécifique est de pouvoir limiter en temps réel l’accès aux documents et fichiers partagés via OneDrive Business ou SharePoint. Sans un accès autorisé donné par l’administrateur, il est donc impossible d’accéder aux documents.

Prenons un exemple concret sur le partage d’un document Word. Une clé de chiffrage a été associé à ce document : L’administrateur Onedrive possède donc le contrôle total sur les différents utilisateurs qu’il souhaite laisser avoir accès à ce document. Dès lors que l’utilisateur se trouve révoqué de la liste d’autorisations, un message d’erreur apparaît à l’ouverture du document lui indiquant qu’il n’est plus autorisé à ouvrir le document Office 365 (voir capture ci-dessous).

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet donc d’être sûr qu’une fois un utilisateur révoqué, il ne pourra plus accéder à aucun fichier de votre site SharePoint online ou espace de stockage OneDrive.

Microsoft tend donc progressivement à simplifier les fonctionnalités d’administration SharePoint afin d’exploiter au maximum les capacités de la plateforme en entreprise. L’intégration de SharePoint Online dans Office 365 avec notamment une synergie forte pour OneDrive Business vous permet de mettre en place des politiques de collaboration et de partage très fortes pour tous vos utilisateurs.

Ces nouvelles fonctionnalités SharePoint et OneDrive Business seront disponibles très bientôt, si vous souhaitez en savoir plus pour votre entreprise vous pouvez vous rapprochez de notre service technique qui vous guidera dans votre recherche.

Découvrez Office 365 pour votre entreprise

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Grâce à ses différentes fonctionnalités, ShareGate rend les tâches administrateurs sont plus clairs et transparentes, nous permettant ainsi de vous offrir la meilleure expérience de migration possible.

Les différents outils dédiés à SharePoint, Office 365 et OneDrive for business, permettent ainsi une meilleure gestion de vos comptes ainsi qu’une mise en place plus rapide des différentes modifications souhaitées sur vos plateformes.

Migration vers SharePoint 2016, Online ou Office 365

Sharegate simplifie les différentes phases de migration vers nos nouvelles solutions : SharePoint server 2016 ou vers des offres Cloud telles que Office 365.
Votre migration peut être réalisée de manière globale en migrant des sites entiers ou bien juste en déplaçant certains composants préalablement sélectionnés tels que vos bibliothèques, listes, workflows (flux de travail), documents ou fichiers multimédias, etc…

Confiez nous votre migration et nous nous occuperons de simplifier vos opérations pour récupérer tous vos fichiers, documents et messages pour les transférer dans votre nouvel espace collaboratif SaharePoint 2016.

Gestion de votre plateforme SharePoint

La puissance de la plateforme SharePoint implique parfois un paramétrage complexe des différentes fonctionnalités et administration des comptes. Que ce soit pour un fonctionnement sur hébergement dédié, mutualisé ou hybride, nous vous offrons la possibilité de délaisser l’administration de votre plateforme SharePoint pour plus de simplicité.
Il sera donc possible de déplacer en masse des documents ou des sites, de gérer l’édition des métadonnées, d’obtenir une vue instantanée de la hiérarchie de votre SharePoint, etc…

L’utilisation de cette solution présente de nombreux avantages tels que :
• La migration simplifiée des données de SharePoint 2007 vers 2010, SharePoint 2013 ou encore Office 365
• Absence d’installation directe sur les serveurs de la ferme SharePoint Server
• Pas de droits Farm Admin nécessaires
• Tout type de données / listes / bibliothèques / content types transférables
• Les dates de modifications type « LastModifed / Created Date / Created By » restent intactes

Scénarios d’utilisation pour Sharegate

L’outil ShareGate nous offre la possibilité de réaliser de très nombreuses opérations de nature très différentes. Au-delà du classique backup de restauration pour votre plateforme Microsoft SharePoint, de multiples scénarios d’utilisations restent possible :

• Transfert des Bibliothèques de documents (avec ou sans les vues / historique / ….)
• Transfert de SharePoint 2007 vers SharePoint 2010 / SharePoint 2013 / Office 365
• Transfert de groupes & autorisations
• Transfert itératif possible (ne recopie que les modifications ou nouveaux fichiers)

L’article Sharegate en logiciel de gestion et de migration SharePoint 2016 est apparu en premier sur Openhost.

Openhost annonce officiellement l’arrivée de l’outil SharePoint 2016 sur ses infrastructures d’hébergement. Deux éléments sont à retenir :

•  La disponibilité des gammes Standard et Entreprise sur nos serveurs mutualisés et dédiés – unique en France

•  La migration des données vers la nouvelle plateforme est offerte

Pour tout abonnement, la migration de données vers SharePoint 2016  offerte :

• En cas de transfert de fichiers depuis les serveurs hébergés en local chez le client (on-Premises)
• Ou encore depuis un serveur SharePoint déjà en utilisation (chez le client ou déjà externalisé)

Une offre à partir de 4,50€ /utilisateur /mois

Openhost propose un abonnement mensuel sur la plateforme SharePoint à partir de 4,50€ par mois et par utilisateur (hébergement sur serveurs mutualisés).

Les fonctionnalités SharePoint 2016

La version 2016 de l’outil collaboratif offre des avancées non négligeables pour les administrateurs et les utilisateurs, avec notamment :

• L’amélioration de performance de stockage et d’affichage des éléments,
• Le Centre de Stratégie et Conformité offrant des options de « Data Loss Prevention » pour éviter la perte de données sensibles,
• Les applications mobiles (iOS, Android, Windows) pour une utilisation optimale sur mobile et tablette.
• Une utilisation de SharePoint en tant qu’intranet et extranet encore plus avancée.

L’article La migration vers SharePoint 2016 offerte avec Openhost est apparu en premier sur Openhost.

C’est avec un plaisir non dissimulé qu’Openhost vous annonce officiellement le lancement de la solution SharePoint 2016 sur ses infrastructures mutualisées, en France. Nous sommes  donc le premier hébergeur français à proposer cette nouvelle version sur ses deux plateformes.

Il y a quelques mois, Microsoft a publié la nouvelle version de SharePoint dans son édition 2016. Au tant qu’expert de cet outil collaboratif, il était légitime qu’Openhost se positionne sur cette offre et la propose à ses clients via deux abonnements : 

• SharePoint 2016 Standard mutualisé
• SharePoint 2016 Standard et Entreprise dédié

Et ce, en fonction bien sûr, des besoins de personnalisation et de l’investissement qu’ils souhaitent y allouer.

Serveur dédié ou mutualisé pour SharePoint 2016 ?

En optant pour l’hébergement mutualisé, vous profitez d’une collection de sites collaboratifs, livrée clef en main, à un tarif attractif. Si toutefois, vous avez un besoin de personnalisation de la plateforme, d’intégrer des connexions avec des bases de données externes ou d’ajouter des plug-in métier, alors l’hébergement dédié vous offrira une architecture totalement modulable et customisée. Si vous souhaitez vous orienter vers une infrastructure dédiée, vous pouvez découvrir sur notre site une page présentant les différents scénarios de fermes SharePoint.

Les gammes Standard et Entreprise toujours disponibles

A noter que les licences utilisateurs de SharePoint 2016 sont toujours disponibles en version Standard ou Entreprise. Si vous souhaitez en savoir davantage sur les différences entre ces deux versions, vous pouvez consulter notre article à ce sujet.

Openhost vous offre la migration vers SharePoint 2016

Afin de célébrer le lancement de notre offre SharePoint 2016, Openhost est heureux de vous offrir la migration de vos données vers votre abonnement SharePoint hébergé sur nos infrastructures.

Deux situations sont envisageables :

1. Nous migrons votre ancienne plateforme SharePoint, quelle que soit la version (2010, 2013…),  vers SharePoint 2016 (dédié ou mutualisé). Que vous soyez donc déjà hébergé sur le cloud ou en local, nous prenons en charge la migration de A à Z. Profitez-en vite !
2. Nous migrons vos données : vos fichiers hébergés sur vos serveurs en local, vers votre nouvel espace collaboratif SharePoint 2016, que ce soit avec l’abonnement SharePoint mutualisé ou dédié.

Pour cela, Openhost vous propose un abonnement SharePoint sur serveur mutualisé dès 4,50€ par mois et par utilisateur.

Rappel des nouvelles fonctionnalités

La plateforme collaborative SharePoint est un allié de poids concernant l’amélioration du travail en équipe. Grâce à ses multiples fonctionnalités, Microsoft SharePoint 2016 vous permettra de répondre à de nombreux besoins en entreprise : Portail documentaire, Gestion de projet, planning ou encore flux d’automatisation de travail. C’est avant tout une plateforme de collaboration permettant de développer des sites d’équipe intranet SharePoint ou extranet selon vos besoins.

C’est pourquoi, après SharePoint 2013, Microsoft a choisi de poursuivre son travail sur la version 2016. Au programme : un lot de nouvelles fonctionnalités, tant du côté des utilisateurs, que celui des administrateurs.

La firme de Redmond a donc défini dans sa feuille de route 2016 trois enjeux majeurs, à savoir :

• L’amélioration de l’expérience utilisateur,
• L’interconnexion avec les services du cloud de la suite Microsoft Office 365,
• La sécurité des données.

Pour cela, plusieurs améliorations ont été apportées, telles que l’expérience en mobilité sur Smartphone et tablette, les fonctionnalités du moteur de recherche, la protection numérique, ou encore les performances d’affichage et de navigation au sein des sites.

Extraits des améliorations du côté administrateur :

• SharePoint 2016 a été amélioré en termes de performance, avec la possibilité de stocker jusqu’à 100 000 collections de sites par base de contenu, soit 5 fois plus que précédemment. La création de collection de sites a également été optimisée en termes de rapidité.
• La mise en place de la stratégie d’anticipation de perte de données (« Data Loss Prevention » ou encore appelé « Plan de Gouvernance ») qui consiste à identifier des données sensibles, et mettre en place des actions permettant d’éviter la fuite de celles-ci (par exemple des modèles de données à détecter, telles que des cartes de crédits, des numéros de licence…). Une fonctionnalité très utile dans un contexte où la donnée de l’entreprise est devenu « l’or noir » de celle-ci.

Côté utilisateur :

• La barre de navigation, appelée désormais « Apps Launcher ». Cette « barre bleue » du haut reprend le design de la suite Office 365 de Microsoft. En haut à droite, vous retrouvez la photo de profil de l’utilisateur, ainsi qu’un lien vers les applications mises en avant par l’administrateur.

• La nouvelle version permet également de stocker un fichier pouvant aller jusqu’à 10Gb.
• Des applications mobiles vont être rendues disponibles très bientôt, avec des déclinaisons pour iOS, apps Android et Windows Mobile. Celles-ci permettront donc de donner accès à l’ensemble des ressources SharePoint sur Smartphones ou tablettes (fichiers, intranet, portails…).
• La fonctionnalité de recherche a été optimisée (+500 millions d’éléments indexables), avec notamment des possibilités d’interconnexion (comme la possibilité de retrouver, sur une même interface, tous les contenus qu’ils soient sur le Cloud ou On-Premises, c’est à dire en local).
• La prévisualisation des documents médias comme les images ou vidéos a été améliorée car il est possible de les voir via un affichage de « popin » (nouvelle fenêtre en surimpression) sans devoir ouvrir une nouvelle page.

La nouvelle version 2016 est donc assurément tournée vers l’expérience utilisateur, la performance et la sécurité des données. Une excellente nouvelle pour nos utilisateurs, qui confirme ainsi la légitimité de SharePoint comme un outil de collaboration central pour les entreprises.

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C’est pourquoi nous avons tenu à faire un comparatif des fonctionnalités entre la licence Standard de SharePoint et la licence Entreprise. 

• Saviez-vous qu’il existe plus de 30 fonctionnalités supplémentaires dans la version Enterprise de SharePoint 2016 (par rapport à la version Standard) ?

Nous avons choisi de n’en reprendre ici que quelques-unes qui nous semblent les plus intéressantes ou les plus simples d’usage. Pour les autres usages, nous vous invitons à nous contacter et à nous présenter votre projet afin que nous puissions vous conseiller.

Fonctionnalité 1 : L’aide à la décision dans Excel et Excel Services

Le « décisionnel » est formé d’un ensemble d’outils et de processus utilisés pour collecter des données et en retirer des informations pertinentes dont chacun peut se servir pour nourrir ses décisions. Excel 2013/2016 offre de nombreuses fonctionnalités inédites liées au décisionnel qui simplifient grandement la collecte de données et l’utilisation de ces dernières dans la création de rapports, de cartes de performance et de tableaux de bord efficace. Le partage, l’affichage, l’exploration et l’actualisation des classeurs fonctionnent de la même façon dans une fenêtre de navigateur via Excel Services dans SharePoint Server 2016 que dans Excel sur un ordinateur personnel. Vous pouvez consulter cet article pour en savoir plus.

Fonctionnalité 2 : Power Pivot pour Excel dans SharePoint

Avec Power Pivot pour Excel, vous pouvez exécuter de puissantes analyses de données et créer des modèles de données complexes. Vous pouvez aussi modifier de larges volumes de données à partir de différentes sources, analyser rapidement des données et partager des idées. Avec SharePoint, vous pouvez utiliser Excel Web App pour afficher et interagir avec des graphiques, des tableaux, des rapports de graphique croisé dynamique et des rapports de tableau croisé dynamique dans une fenêtre de navigateur. Vous pouvez également utiliser le composant WebPart Excel Web Access pour afficher du contenu Excel dans un site SharePoint. Les feuilles Power Pivot doivent être créées dans Excel avant d’être affichées dans SharePoint.

Fonctionnalité 3 : Power View pour Excel dans SharePoint

Avec Power View pour Excel, vous pouvez visualiser et interagir avec des données modélisées à l’aide de visualisations hautement interactives, d’animations et d’interrogations intelligentes. Avec SharePoint, vous utilisez Excel Web App pour afficher et interagir avec des classeurs qui contiennent des feuilles Power View dans une fenêtre de navigateur. Vous pouvez également utiliser le composant WebPart Excel Web Access pour afficher du contenu Excel dans un site SharePoint. Les feuilles Power View doivent être créées dans Excel avant d’être affichées dans SharePoint.

Fonctionnalité 4 : Publication Intersite de SharePoint

Si vous utilisez votre plateforme collaborative SharePoint avec plusieurs niveaux de sites et de sous-sites (RH, DAF, Commercial, Production, Qualité…),  vous pouvez avoir besoin de constituer des contenus d’information qui soient transversaux afin d’être accessibles par plusieurs groupes de personnes travaillant habituellement dans leur espace collaboratif métier.

Nous avons, par exemple, la problématique de la liste des clients de l’entreprise qui doit être accessible à la fois par le service financier, le service commercial et le service de livraison. Grâce à la fonctionnalité de publication intersites dans SharePoint Entrepris,e vous avez la possibilité  d’activer une bibliothèque ou une liste en tant que catalogue.

Le catalogue est donc un nouvel objet SharePoint qui prend sa source dans un contenu déjà existant que vous souhaitez rendre visible (en lecture ou en modification) dans plusieurs sous-sites SharePoint.

Fonctionnalité 5 : Configurer une bibliothèque de biens pour stocker des fichiers image, audio ou vidéo

SharePoint 2016 Enterprise vous permet d’ajouter une bibliothèque multimédia pré configurée pour vous aider à gérer des biens enrichis, comme des images, des fichiers audio et des fichiers vidéo.

Fonctionnalité de bibliothèques de biens :

• Vues centrées sur les miniatures,
• Légendes superposées,
• Types de contenu de biens numériques,
• Extraction automatique des métadonnées pour les fichiers image

Voir également télécharger une vidéo, audio ou des images dans une bibliothèque de biens.

EDiscovery ou la recherche de découverte électronique

EDiscovery, que l’on pourrait tenter de traduire en « recherche de découverte électronique », permet aux utilisateurs de rechercher des informations stockées électroniquement (GED) qui pourraient être utilisées comme preuve pour la conformité et le soutien juridique. Les sources de contenu pouvant faire l’objet de recherches peuvent être tout type de contenu structuré, comme les documents et les éléments de liste de contenu, ainsi que les blogs, les wikis, les flux d’actualités et le contenu des boîtes aux lettres Exchange. Pour pouvoir être découvert, le contenu doit être indexé par le moteur de recherche.

Fonctionnalité 6 : Bibliothèque d’archives permanentes (Preservation hold library)

Quand la fonctionnalité d’archivage est activée sur une bibliothèque, tous les éléments de contenu qui sont marqués comme « Suspendus » sont alors conservés pour archivage, mais les utilisateurs peuvent toujours les modifier. L’état du contenu au moment de l’archivage est enregistré. Si un utilisateur modifie le contenu, voire le supprime, l’élément est conservé au moment de la suppression, et la version originale conservée reste disponible. L’archivage peut également fonctionner de pair avec eDiscovery.

Fonctionnalité 7 : MS Access Services

Concevez des bases de données Web avec votre logiciel MS Access et publiez-les sur votre site SharePoint. Les visiteurs de SharePoint pourront utiliser votre application de base de données dans un navigateur Web à l’aide d’autorisations SharePoint pour déterminer qui peut voir quoi. De nombreux modèles d’exemple vous permettent de commencer rapidement une collaboration avec un groupe de travail.

Fonctionnalité 8 : InfoPath Forms Services

« Forms Service » offre une expérience de remplissage de formulaires via un navigateur Web dans SharePoint, Vous pouvez ainsi créer facilement des formulaires simple ou complexe pouvant servir aussi bien lors de la saisie, de la consultation, de la modification ou de l’impression de données.

Fonctionnalité 9 : Bibliothèque de connexions de données

Une bibliothèque de connexion des données est une bibliothèque SharePoint spéciale conçue pour stocker et gérer des connexions vers des fichiers de données que vous souhaitez partager.

Alors, vous testez ?

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Des versions SharePoint pour iOS, Android et Windows

Afin de renforcer la stratégie « mobile first », nous savions déjà que SharePoint 2016 serait optimisé pour les mobiles. Le plus inattendu a été de savoir que les premiers à bénéficier de son application mobile seraient les smartphones et tablettes de marque Apple. Des versions pour Android et Windows 10 seront disponibles dans les mois à venir. Par ailleurs, Microsoft renouvelle l’utilisation de SharePoint sur mobile avec des applications et fonctions qui sortiront durant l’année, tout en incluant l’utilisation de OneDrive. Elle fonctionnera avec SharePoint Online et avec certaines versions de SharePoint Server.

Les améliorations de SharePoint 2016

SharePoint s’enrichit également de nombreuses fonctionnalités telles qu’une nouvelle ergonomie pour la page d’accueil, la simplification et l’amélioration du mode hybride, son Office « Graph » mais aussi son outils de e-learning permettant à son utilisateur de se faciliter l’accès aux données principales. En effet, c’est en s’appuyant sur les différentes informations collectées par l’outil Office Graph, doté d’une fonction d’auto-apprentissage, que l’application retrouvera et sélectionnera les personnes avec lesquelles l’utilisateur travaille le plus souvent et les dossiers les plus pertinents afin de les rendre plus simplement et rapidement accessibles. De plus, il pourra accéder aux bibliothèques de documents de SharePoint, mais bénéficiera aussi de suggestions utiles de documents qui ont été partagés avec lui.

Rappelons que SharePoint est une plateforme de gestion de contenus créée il y a 15 ans, et qui continue de se renforcer en proposant des mises à jour régulières. A ce jour, l’outil accompagne plus de 200 000 entreprises, 50 000 partenaires et environ un million de développeurs. Openhost et ses équipes vous accompagnent lors de l’installation et la mise en fonction de cette plateforme collaborative.

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